Grâce à ces six conseils, votre organisation économisera sur le papier et les coûts d’impression et vous ferez un geste pour l’environnement

Pendant la Semaine de l’Expert-comptable, Wolters Kluwer Belgique a mis l’accent sur l’écofiscalité, c’est-à-dire le passage de la taxe sur le travail à la taxe sur les activités nuisibles à l’environnement. Un aspect qui est également abordé est la consommation de papier des cabinets d’expertise comptable, avec entre autres une interview radio de Karolien Van Bel, experte en « bureau sans papier » et responsable de Belfinity. Elle donne d’ores et déjà six conseils qui aideront toute organisation, grande ou petite, à économiser sur le papier et les coûts d’impression tout en réduisant son empreinte écologique.

Conseil 1 : recto verso et noir et blanc
​« Cela semble évident, mais dans de nombreuses entreprises et autres organisations, cette norme est encore trop souvent ignorée. En imprimant recto verso, on utilise la moitié de la quantité de papier et le coût d’une impression en noir et blanc est dix fois moins élevé que celui d’une impression en couleur. Je recommande à tout le monde de régler ses paramètres d’impression par défaut en conséquence. »
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​Conseil 2 : besoin de faxer un document ?
​« Je suis souvent surprise de voir combien de lignes de fax sont encore actives dans des organisations qui envoient ou reçoivent peut-être deux fax tous les six mois. J’entends fréquemment dire que pour tel projet ou tel client, le fax a toujours été le moyen de communication. Il faut croire qu’on ne sait toujours pas que cela fait longtemps qu’un e-mail remplace le fax... Vous économisez ainsi sur le papier et les coûts d’impression, mais vous pouvez également annuler la ligne de fax, ce qui représente également un bénéfice. C’est un quick win, surtout à l’ère post-Covid : s’il est également possible d’envoyer des documents depuis son domicile, ces fax – lignes de fax ou appareils – peuvent être supprimés immédiatement. »

​Conseil 3 : les imprimantes intelligentes et leurs logiciels font la différence
​« Investir dans une imprimante intelligente avec contrôle d’accès permet également de réduire la consommation de papier. Les employés doivent se déplacer physiquement pour utiliser leur badge afin de lancer l’impression et une fois sur l’imprimante, ils peuvent toujours annuler une tâche si elle n’est pas nécessaire. Combien de fois vous arrive-t-il de retravailler un document pour en faire une deuxième ou une troisième version, alors que vous avez déjà cliqué sur « imprimer » ? En outre, un tel système garantit qu’aucun papier n’est perdu, ce qui est bénéfique non seulement pour la consommation, mais aussi pour la confidentialité. Certaines imprimantes indiquent même le prix d’une tâche. On voit donc immédiatement qu’une tâche coûtant 50 euros en couleur ne coûte que 5 euros en noir et blanc, ce qui fait réfléchir. »
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Conseil 4 : évaluez vos besoins tous les trois à quatre ans
​« La pandémie a accéléré le recours au travail sans papier et au travail hybride. Le télétravail entraînera probablement une réduction considérable du nombre d’impressions au sein de votre entreprise. Il se peut que votre contrat actuel soit trop contraignant et ne réponde plus à vos besoins, ou que vous soyez passé(e) de la start-up à la grande entreprise, que vous ayez plus de personnel et que vous ayez besoin d’un système d’impression plus dynamique avec un logiciel intelligent. »

Conseil 5 : communiquer avant et après avoir lancé votre projet
​« Sept projets de transformation sur dix – la modification de votre politique en matière d’impression est concernée – échouent en raison d’un manque de sensibilisation et de changement de comportement parmi les membres du personnel. Il est donc crucial de communiquer et d’expliquer d’emblée pourquoi il est judicieux de réduire les impressions pour l’organisation, quels effets cela aura et comment chaque membre du personnel peut y contribuer. Même une fois le changement opéré, il est important de continuer à communiquer à ce sujet. Certaines entreprises tiennent par exemple leur personnel informé du nombre de palettes de papier utilisées en moins ou du nombre d’arbres sauvés grâce à leurs efforts. »

Conseil 6 : investissez dans la formation et mesurez les progrès
​« Outre la communication, vous devez former correctement votre personnel, non seulement sur le système d’impression, mais aussi sur les possibilités qu’offrent les solutions technologiques qui remplacent l’impression. Il est essentiel de les impliquer davantage et de leur faire comprendre de quelle manière cela facilite leur travail. Résultat ? Un gain de temps et une efficacité accrue. En outre, il est nécessaire de pérenniser le changement : lorsque les employés retournent au bureau, il faut veiller à ce qu’ils ne reprennent pas leurs vieilles habitudes. Essayez d’introduire des initiatives amusantes qui profitent à la numérisation de votre entreprise, comme la célébration de réussites ou la mise à disposition d’une boîte à idées pour les collaborateurs qui ont encore plus d’astuces à partager pour économiser du papier. »