La bataille des congés est lancée : votre employeur peut-il refuser vos vacances ?
Le prestataire de services RH Group S démonte cinq fausses croyances
Dans de nombreuses entreprises, le casse-tête annuel des congés bat son plein : qui peut prendre des vacances d’été, et à quel moment ? Un collègue veut partir deux semaines en juillet parce que les enfants sont à la maison, un autre vient de réserver un vol last minute pour l’Espagne. Mais que se passe-t-il si tout le monde demande congé en même temps ? L’employeur peut-il refuser ? Et qui a la priorité ?
Selon le prestataire de services RH Group S, les mêmes questions et fausses croyances reviennent chaque année. Car si les travailleurs ont droit à des vacances, cela ne signifie pas pour autant qu’ils peuvent les prendre librement, à n’importe quel moment. Frank Verbruggen, Legal Manager chez Group S, fait le point sur plusieurs malentendus.
Fausse croyance n° 1 : J’ai droit à des vacances, donc mon employeur est obligé d’approuver ma demande
Les travailleurs ont effectivement droit à des vacances annuelles légales. Une personne qui a travaillé toute l’année en 2025 a, en principe, droit à quatre semaines de travail de vacances annuelles légales en 2026. Mais ce droit ne signifie pas que le travailleur choisit entièrement librement le moment où il prend ces jours.
La prise des jours de vacances se fait en principe d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur. Un travailleur qui part sans accord s’expose donc à des problèmes. À l’inverse, un employeur ne peut pas non plus refuser une demande sans raison. Il doit exister un motif valable, par exemple lorsque le fonctionnement de l’équipe ou de l’entreprise risque d’être compromis.
« Pensez à une période d’activité exceptionnellement intense, à un projet important qui doit justement être finalisé ou à une maladie imprévue qui empêche de garantir l’effectif minimum. » — Frank Verbruggen, Legal Manager chez Group S
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Fausse croyance n° 2 : Le premier qui demande congé est toujours prioritaire
La règle du « premier arrivé, premier servi » semble simple, mais elle n’est pas toujours la solution la plus juste ni la plus praticable. Lorsque plusieurs employés souhaitent prendre congé en même temps, l’employeur peut tenir compte de critères objectifs.
Dans la pratique, on regarde par exemple souvent si certains travailleurs ont des enfants scolarisés, surtout pendant les vacances scolaires. Mais d’autres éléments peuvent également entrer en ligne de compte, comme l’ancienneté, la situation familiale, un partenaire qui est lui-même soumis à des vacances collectives, le fait d’avoir déjà obtenu la priorité lors de précédentes périodes de vacances ou encore le nombre minimum de collègues qui doivent rester présents.
« L’important est que l’employeur applique des critères clairs et objectifs, définis à l’avance. Si les travailleurs découvrent seulement au moment de la discussion pourquoi l’un obtient son congé et l’autre pas, la frustration peut très vite s’installer. » — Frank Verbruggen, Legal Manager chez Group S
Les employeurs ont donc intérêt à fixer clairement la procédure de demande de congé, par exemple dans le règlement de travail. Chacun sait ainsi à quelle date les congés doivent être demandés, qui prend la décision et quels critères s’appliquent lorsque plusieurs collègues souhaitent s’absenter pendant la même période.
Fausse croyance n° 3 : Si je ne reçois pas de réponse, cela veut dire que mon congé est approuvé
Quelqu’un qui tombe sur une belle offre de dernière minute veut souvent réserver rapidement. Mais lorsqu’il introduit une demande de congé et ne reçoit pas immédiatement de réponse, mieux vaut ne pas en conclure trop vite que la demande est approuvée. Dans la pratique, un accord explicite reste toujours la solution la plus sûre, surtout lorsqu’un voyage a déjà été réservé ou qu’il s’agit de billets coûteux ou non remboursables.
« Les plus gros problèmes ne naissent souvent pas à cause de règles floues, mais parce que la communication arrive trop tard ou reste trop vague. Les travailleurs ont intérêt à demander leurs congés à temps, et les employeurs à répondre clairement, dans un délai raisonnable. » — Frank Verbruggen, Legal Manager chez Group S
Fausse croyance n° 4 : Mon employeur peut m’obliger à prendre mes vacances quand cela l’arrange
Là non plus, ce n’est pas si simple. Les jours de vacances individuels sont en principe fixés d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur. Un employeur ne peut donc pas décider unilatéralement qu’un travailleur doit, par exemple, prendre obligatoirement deux semaines de vacances en juillet.
La situation est différente en cas de vacances collectives. Celles-ci peuvent être fixées au niveau du secteur ou au sein de l’entreprise, à condition que les règles prévues à cet effet soient correctement respectées. Dans ce cas, l’entreprise ou le département ferme à des dates déterminées à l’avance, et les travailleurs prennent leurs vacances à ce moment-là.
L’employeur a toutefois aussi une responsabilité. Les jours de vacances annuelles légales doivent en principe être pris avant le 31 décembre. Les employeurs ont donc intérêt à rappeler à temps leur solde aux travailleurs qui disposent encore de nombreux jours de congé, afin qu’ils puissent encore planifier leurs vacances.
Fausse croyance n° 5 : Je peux simplement reporter à l’année prochaine les jours de vacances que je ne prends pas
De nombreux travailleurs pensent que les jours de vacances non pris sont automatiquement reportés à l’année suivante. Pour les jours de vacances annuelles légales, ce n’est en principe pas le cas. Ils doivent être pris avant la fin de l’année. En pratique, certains employeurs accordent toutefois cette possibilité comme une faveur. Un travailleur qui ne prend pas ses jours de vacances à temps ne peut donc pas exiger automatiquement qu’ils soient reportés ou pris plus tard.
« Le principe reste que les vacances annuelles légales doivent être prises dans l’année. Les employeurs doivent aussi le rappeler à temps à leurs travailleurs et leur donner la possibilité de prendre leur solde. Mais les travailleurs ne peuvent pas partir du principe que les jours de vacances restants seront automatiquement reportés à l’année suivante. » — Frank Verbruggen, Legal Manager chez Group S
À propos de Group S
Group S est un prestataire belge de services RH fort de plus de 80 ans d’expérience. En tant que partenaire RH à 360°, Group S accompagne les entreprises dans l’administration salariale, la gestion du personnel et le conseil sociojuridique. Group S propose également son expertise en matière de consultance RH, de recrutement, de rémunération et de solutions RH digitales. Grâce à une combinaison d’accompagnement personnalisé et d’outils innovants, Group S aide les entreprises à simplifier leur politique RH et à la rendre futureproof.
Aujourd’hui, plus de 20.000 employeurs font confiance à l’expertise de Group S. L’orthographe correcte est « Group S », et non « Groupe S ».
Arnaud Verwacht