Met deze 6 tips bespaart je organisatie op papier- en printkosten en help je de natuur vooruit!

Wolters Kluwer België heeft tijdens de Week van de Accountant de spotlight gezet op de ecofiscaliteit, de shift van taks op arbeid naar de taks op milieubelastende activiteiten. Een aspect dat hierbij ook aan bod komt, is het papierverbruik van de accountancykantoren met onder meer een radio-interview door Karolien Van Bel, experte ‘paperless office’ en zaakvoerder van Belfinity. Zij geeft alvast deze 6 tips mee die voor elke organisatie, klein en groot, helpen om te besparen op papier- en printkosten en tegelijkertijd de ecologische voetafdruk verkleinen.

Tip 1: Recto verso en zwart-wit is de standaard
​“Het lijkt een evidentie, maar in heel wat bedrijven en andere organisaties wordt dit toch nog vaak over het hoofd gezien. Recto verso afdrukken betekent onmiddellijk de helft minder papier verbruiken, en de kostprijs van een print in zwart-wit is een tiende van een print in kleur. Ik raad iedereen aan om de standaardprintinstellingen op deze manier aan te passen.” ​
​​
​Tip 2: Need to fax?
​“Ik sta er zelf vaak van verbaasd hoeveel faxlijnen er nog actief zijn bij organisaties die per half jaar misschien twee keer een fax versturen of ontvangen. Vaak hoor ik dat ze het voor die opdracht of opdrachtgever altijd per fax doorzonden, maar hebben ze er nog niet bij stil gestaan dat een e-mail het faxen al lang kon vervangen. Zo bespaar je niet alleen op papier- en printkosten, maar kan je meteen ook de faxlijn opzeggen wat ook een winst betekent. Zeker post-COVID is dit een quick win: wanneer het ook is gelukt van thuis uit documenten te versturen, dan kunnen die faxen – faxlijnen of fysieke toestellen - er meteen uit.”

​Tip 3: Slimme printers en hun software maken een verschil
​“Investeren in een slimme printer met toegangscontrole helpt ook in het verminderen van het papierverbruik. Werknemers moeten zich effectief fysiek verplaatsen om via hun badge het printen op te starten en eenmaal aan de printer kunnen ze een opdracht nog annuleren als die toch niet nodig blijkt te zijn. Hoe vaak komt het niet voor dat je een document nog eens herwerkt in een tweede of derde versie, maar toch al eens op ‘printen’ geklikt had? Daarnaast zorgt zo’n systeem er ook voor dat niemands papieren verloren gaan, wat niet alleen het verbruik, maar ook de vertrouwelijkheid ten goede komt. Sommige printers geven zelfs de prijs aan van een opdracht. Waardoor je direct ziet dat een opdracht van 50 euro in kleur in zwart-wit maar 5 euro kost en dit je toch weer aan het nadenken zet.” ​
​

Tip 4: Evalueer elke 3 à 4 jaar je noden
​“Paperless werken en ook het hybride werken zitten – door de pandemie – nog forser in de lift. Door het telewerk wordt er waarschijnlijk significant minder geprint in je organisatie. Misschien zit je wel met een te zwaar contract, dat niet meer voldoet aan je noden. Of misschien ben je van start-up naar scale-up gegaan, heb je meer personeel en nood aan een dynamischer printsysteem met slimme software.”

Tip 5: Communiceer voor en nadat je begint
​“Zeven op de tien transformatieprojecten, en je printbeleid aanpassen is er zo eentje, falen omdat er een gebrek is aan sensibilisering en gedragsaanpassing bij de personeelsleden. Daarom is het cruciaal om vooraf te communiceren en te duiden waarom minder printen zinvol is voor de organisatie, welk effect het zal hebben en hoe elk personeelslid zijn steentje kan bijdragen. Ook eenmaal de verandering is doorgevoerd, is het belangrijk om hierover te blijven communiceren. Zo zijn er bedrijven die hun personeel op de hoogte houden hoeveel paletten papier minder zijn verbruikt of hoeveel bomen er al gespaard werden dankzij hun inspanningen.”

Tip 6: Investeer in opleidingen en meet de vooruitgang
​“Naast communicatie moet je natuurlijk ook je medewerkers goed opleiden, niet enkel over het printsysteem maar ook over de mogelijkheden die technologische oplossingen bieden die in de plaats komen van het printen. Het is essentieel om hun betrokkenheid te verhogen en duidelijk te maken hoe dit hun werk makkelijker maakt. Dit zal zich voornamelijk in tijdswinst en extra efficiëntie uiten. Daarnaast is het ook noodzakelijk om de verandering te bestendigen, met andere woorden, wanneer medewerkers terugkeren naar kantoor ervoor zorgen dat men niet opnieuw in oude gewoonten vervalt? Probeer leuke initiatieven die de digitalisering van je onderneming ten goede komen in te voeren, zoals het vieren van succesverhalen of een ideeënbox ter beschikking stellen voor wie nog meer tips heeft over hoe papier te besparen.”