Vlaamse overheid schakelt AI-bot in van Mechelse start-up voor bedrijfsaankopen

Binnenkort kunnen 19.000 ambtenaren van de Vlaamse overheid beroep doen op een “aankooprobot” voor al hun (werkgerelateerde) boodschappen. De overheid gaat daarvoor een samenwerking aan met de Mechelse start-up Yucopia, die een AI-oplossing uitwerkte op maat van hun behoeften. ​ Door de aankoopprocedures te automatiseren en een beter overzicht te krijgen op haar bestellingen, wil de Vlaamse overheid zowel tijd als kosten besparen.

Veel bedrijven en overheden worstelen met de administratieve procedures die bedrijfsaankopen met zich meebrengen. Wanneer medewerkers een aankoop moeten doen, zijn ze vaak niet op de hoogte van alle gemaakte afspraken en contracten met leveranciers. Ze weten dus niet wat ze waar moeten of mogen aankopen. Als gevolg daarvan worden ofwel mensen binnen het bedrijf belast met de taak om deze aankopen nauwkeurig op te volgen ofwel kopen medewerkers iets aan op eigen initiatief. Ook de Vlaamse overheid is bekend met deze uitdagingen.

“Binnen de verschillende instellingen van de Vlaamse Overheid werken we met zo’n 10.000 leveranciers. Tegelijk zijn er 19.000 ambtenaren die constant aankopen moeten regelen via die leveranciers. Je kan je voorstellen dat er wel wat tijd en werk kruipt om al die aankopen gecoördineerd te laten verlopen en de bijhorende vragen van medewerkers op te vangen. De aankoop van een webcam van 30 euro kan daardoor in feite 100 euro kosten als gevolg van de administratieve tijd die we erin steken. Een AI-oplossing zoals die van Yucopia binnen onze organisatie is dan ook een belangrijke stap richting modernisering en efficiëntie. We verwachten dat dit systeem ons niet alleen tijd en geld zal besparen, maar ook de interactie met onze leveranciers zal verbeteren."
​​
​-Carl Vranken, afdelingshoofd bij Het Facilitair Bedrijf

Kruisbestuiving van Bol. en Chat GPT

Naast specifieke aankoopsoftware, ontwikkelde Yucopia als oplossing voor de complexe aankoopprocedures de AI-bot ‘KOOPR’. De AI-toepassing begeleidt en registreert alle online aankopen van medewerkers, koppelt deze aan de juiste leverancier en synchroniseert deze naadloos naar een centraal boekhoudsysteem. Het is daardoor in één oogopslag duidelijk wie wat waar en wanneer heeft gekocht, waar het product zich bevindt en wat de status van de factuur is.

"Yucopia is met KOOPR als het ware een ultieme kruisbestuiving tussen Google, Bol. en Chat GPT, maar dan specifiek gericht op bedrijfsaankopen en op maat van het bedrijf dat de toepassing gebruikt. We staan met deze technologie aan de wieg van procu-tech en de volledige automatisering van aankoopprocessen in het bedrijfsleven. Na fin-, HR-, edu- en legal-tech is dat naar verwachting het volgende onderdeel uit de bedrijfswerking dat onder invloed van generatieve AI een enorme revolutie zal doormaken. Wij zijn bijzonder trots op deze samenwerking met de Vlaamse overheid en kijken ernaar uit om hun werking naar een volgend niveau te tillen.”
​​
​-Olivier Glorieux, CEO van Yucopia

Met de Vlaamse Overheid is Yucopia niet aan zijn proefstuk toe. Sinds zijn oprichting in 2019 ontwikkelde Yucopia al voor een groot aantal ondernemingen en overheden zoals steden, gemeenten, politiezones en specifieke agentschappen oplossingen die hun aankoopprocedures efficiënter maken. De oplossing van Yucopia trok al de aandacht van verschillende investeerders. Zo haalde de Vlaamse start-up net nog 1,5 miljoen euro op, deels bij Microsoft. Het is de ambitie van Yucopia om binnen de drie jaar te groeien naar een omzet van 10 miljoen euro. Yucopia maakt zich dan ook klaar om te schalen naar Europa en de transformatie van start-up naar scale-up waar te maken.